Un outil de suivi et de contrôle, indispensable à la décision ?
Établir un budget prévisionnel et ne plus le consulter ne sert à rien.
Cet outil de gestion doit être utilisé régulièrement et faire l’objet d’un suivi budgétaire rapproché (toutes les périodes scolaires ou tous les trimestres).
Ce suivi régulier permet de faire des ajustements dans les dépenses si l’activité réelle est inférieure à ce qui était prévu, ou de rechercher de nouvelles recettes pour faire face à une dépense plus importante.
Chaque poste prévisionnel de charges et produits doit être comparé avec la réalité du compte de résultat. Chaque différence constatée avec la prévision doit être analysée et avoir ainsi son explication : décalage dans le temps, dépenses (ou recettes) imprévues, mésestimation d’un coût, …
Les causes doivent en être recherchées pour expliquer les variations constatées et adapter la gestion à la réalité.
De façon plus générale, le suivi du budget prévisionnel conditionne la santé financière de l’établissement. L’incidence du résultat, qu’il soit déficitaire ou excédentaire, revêt une importance particulière pour l’autonomie financière de la structure.
Par conséquent, tout projet influence directement l’équilibre budgétaire. Il doit faire l’objet d’une analyse lors de l’établissement du budget prévisionnel (exemples : investissement immobilier, des obligations de réduction horaire, des perspectives d’augmentation de la masse salariale, …).